La plupart des appels d’offres échouent à l’étape des exigences
Un approvisionnement peut être équitable, conforme et livré à temps, et quand même acheter la mauvaise chose.
La cause habituelle : des exigences rédigées sous forme de liste de fonctionnalités plutôt que de résultats. Les fournisseurs répondent à ce que vous demandez, et une longue liste favorise le produit le plus vaste, pas celui qui convient le mieux.
Partir des résultats
Définissez les résultats dont l’organisation a besoin et la façon de les mesurer. Rédigez ensuite des critères d’évaluation qui récompensent les preuves de ces résultats : références, démonstrations selon vos scénarios et plans de réalisation liés à vos contraintes.
Les changements après la publication d’un appel d’offres coûtent du temps et invitent les contestations. Testez les exigences avant la publication, pas après.
Révisez les exigences avec les personnes qui utiliseront le système, ainsi qu’avec les services juridiques et financiers, avant la publication. Dans le secteur public, cette rigueur est aussi votre meilleure défense si une attribution est contestée.