À chaque cycle de distribution, l’organisation devait transformer un grand volume de données entrantes en paiements exacts pour les personnes qu’elle sert. Pendant des années, ce travail s’est fait à la dure.
Des systèmes vieillissants, des tableurs et des rapports manuels faisaient passer les données d’une étape à l’autre, et chaque étape était vérifiée et revérifiée à la main. C’était lent. C’était coûteux. Et cela reposait sur quelques personnes qui savaient comment tout s’imbriquait.
La direction était claire sur un point : elle ne voulait pas d’un nouveau système pour le simple plaisir de la chose. Elle voulait que les ayants droit soient payés plus rapidement et plus exactement, à moindre coût, sans jamais mettre les données en danger.
Le but n’a jamais été un nouveau système. C’était de verser le bon paiement à la bonne personne, plus vite, à moindre coût, et de le prouver.
Le défi
Les rapports de distribution manuels ralentissaient chaque cycle de paiement et faisaient grimper les frais administratifs. Les données entrantes dépendaient de processus fragiles et artisanaux, difficiles à faire évoluer et à sécuriser, et aucune base de référence claire ne montrait le coût réel du travail.
Notre approche
Nous l’avons abordé comme un parcours, de la stratégie à la réalisation jusqu’à l’exploitation, et non comme l’installation d’un logiciel. Chaque phase avait un objectif clair et un résultat mesurable.
- 1Stratégie
Suivre la valeur, pas le système
Nous avons cartographié tout le parcours, de l’arrivée des données jusqu’au versement d’un paiement, et mesuré où s’accumulaient le temps, les coûts et les risques. Cette base de référence a fixé des cibles claires pour les frais administratifs, la rapidité des paiements et la qualité des données, et est devenue l’analyse de rentabilisation.
- 2Stratégie
Concevoir l’état futur
Nous avons conçu une architecture ERP Epicor optimisée autour du travail, en décidant quoi configurer, quoi automatiser et quoi retirer. La sécurité a été intégrée dès la conception, et non ajoutée à la fin.
- 3Réalisation
Automatiser ce qui ralentit les gens
L’automatisation intelligente a remplacé les rapports de distribution manuels et l’acheminement des paiements. Les opérations techniques vieillissantes ont été reconstruites en un pipeline d’ingestion de données moderne et automatisé. Les travaux ont été planifiés en fonction des cycles de distribution afin de ne jamais compromettre les paiements.
- 4Réalisation
Sécuriser et le prouver
Nous avons mis en place les mesures de sécurité nécessaires pour renforcer la plateforme et protéger les données de l’ingestion jusqu’au paiement, et validé les résultats avec les responsables métier sur de vraies distributions avant chaque basculement.
- 5Exploitation
Exploiter, mesurer, améliorer
La nouvelle plateforme est passée en exploitation stable avec des responsabilités, une surveillance et des mesures de performance claires. Les résultats ont été suivis par rapport à la base de référence initiale, afin que la valeur puisse être démontrée, et non seulement affirmée.
Le résultat
Les frais administratifs opérationnels ont diminué de 28 %. Les rapports de distribution manuels ont disparu, les ayants droit sont payés plus rapidement et plus exactement, et l’équipe consacre désormais son temps à des activités génératrices de revenus plutôt qu’au traitement. Le programme a été nommé lauréat mondial dans la catégorie Technology Innovator pour avoir simplifié les activités grâce à la technologie et démontré la valeur de l’investissement.
La valeur créée
Les clés du succès
- Commencer par le résultat. La mesure du succès était des paiements plus rapides et plus exacts à moindre coût, pas la mise en service.
- Mesurer avant de changer. Une base de référence claire a transformé les résultats en preuves.
- Intégrer la sécurité dès le premier jour. La protection des données était une exigence de conception, pas une liste de contrôle finale.
- Livrer en fonction des activités. Planifier les travaux selon les cycles de distribution a permis de maintenir les paiements tout au long du projet.
- Planifier l’exploitation avant la mise en service. Les responsabilités, la surveillance et les mesures étaient prêtes dès le premier jour de l’exploitation stable.
Ce que cela signifie pour vous
Si votre organisation gère des tâches importantes au moyen de rapports manuels, de tableurs ou de systèmes vieillissants, la même approche s’applique : suivre la valeur, établir une base de référence, automatiser en intégrant la sécurité et mesurer le résultat. Nous pouvons vous aider à repérer les gains les plus importants.